Pierwsze godziny po przebudzeniu mogą mieć znaczący wpływ na naszą produktywność w ciągu całego dnia roboczego. Ważne jest, więc, by wykształcić w sobie kilka nawyków, które pomogą w osiągnięciu sukcesu.
– Dobre rozpoczęcie dnia, po którym już do końca będziemy mieć większą kontrolę nad tym, co robimy, jest kluczowe dla osiągania lepszych wyników, a w konsekwencji dla sukcesu zawodowego – mówi Lynn Taylor, amerykańska psycholog biznesu, autorka książki „Tame Your Terrible Office Tyrant; How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job”. – To, jak zaczynamy poranek, bardzo często determinuje nasz nastrój i nastawienie przez resztę dnia. Działa to w dwie strony – możemy wytrącić się z równowagi lub przeciwnie – lepiej się skupiać. Jeśli pozostaniemy wierni dobrym porannym nawykom, przestaniemy czuć się rozproszeni i bezproduktywni na koniec dnia lub całego tygodnia.
Z pomocą kilku ekspertów specjalizujących się w rozwoju kariery przygotowałam listę 16 rzeczy, które każdy, kto pracuje rutynowo, powinien zrobić na dobry początek dnia.
Przyjedź na czas
To może być oczywiste dla większości, ale niektórzy nie zdają sobie sprawy, że spóźnianie się nie tylko wywołuje złe wrażenie, ale też rozbija cały dzień. – Przyjeżdżanie na czas, lub nawet przed czasem, pomaga ustawić nasz umysł oraz wspomaga poczucie dobrze wykonanej pracy – mówi Lynn Taylor.
Weź głęboki wdech
– Dosłownie – mówi Michael Kerr, trener biznesu i twórca projektu „Humor at Work”. – Następnie zrób coś, by skupić się na „tu i teraz” – dodaje. Wiele osób od rana przejmuje się sprawami domowymi, na które nie starczyło wcześniej czasu, uważa Kerr. – Po drodze stresujemy się dojazdem, który jest często prawdziwą szkołą przetrwania, a następnie, już w biurze, trafiamy w sam środek prawdziwego szaleństwa – dodaje. Małe spowolnienie, chwila przerwy i wytworzenie nawyku skupiania się na sobie może zdziałać cuda.
Dr Michael Woodward, psycholog biznesu i autor książki „The YOU Plan”, zaleca, by po wzięciu głębokiego oddechu dać sobie kilka minut na medytację i zadomowienie się w biurze. – To dobry sposób na ustawienie tonu na resztę dnia – mówi. – Nie wolno pozwalać sobie na zderzenia z oszalałymi współpracownikami. Zabieranie się za kolejkę e-maili oczekujących na naszą uwagę tuż po przebudzeniu jest czymś normalnym, ale powinniśmy znaleźć chwilę dla siebie, zanim zanurkujemy w naszym codziennym szambie.
Woodward wspomina, że pracował z menedżerami, którzy każdego ranka medytują przez 10 minut, zanim w ogóle pomyślą o czytaniu poczty, czy dzwonieniu do kogokolwiek. – Jeśli chodzi o nastrajanie umysłu, medytacja ma olbrzymią moc. A rozpoczynanie dnia polega właśnie na ustawianiu własnego tonu.
Zjedz odpowiednie śniadanie
– Śniadanie naprawdę jest najważniejszym posiłkiem dnia – mówi Kerr. – Pomaga nam nie tylko zachować energię do aktywności fizycznej, ale jest bardzo ważne dla właściwej pracy umysłu. I to przez cały dzień.
Zaczynaj dzień z czystym kontem
– Być może będziesz uczestniczyć w projektach czy dyskusjach przeciągających się z poprzedniego popołudnia, ale postaraj się traktować każdy dzień jako zupełnie nowy – mówi David Shindler, twórca The Employability Hub i autor książki „Learning to Leap”. – Zostaw wszystkie wczorajsze sprawy za sobą, skup się nad tym, co będzie się działo w następnych godzinach, zorganizuj się i przygotuj. Lub weź sprawy z marszu, jeśli właśnie to jest potrzebne.
Nie bądź humorzasty(a)
Zwracanie uwagi na własny humor i jego wpływ na innych jest naprawdę istotne. – Inteligencja emocjonalna ma największy wpływ na pierwszą i ostatnią rzecz jaką robimy w ciągu dnia – mówi Shindler. Jeśli nie funkcjonujemy najlepiej z samego rana, powinniśmy po prostu zacisnąć zęby i mimo wszystko nastawić się pozytywnie po przyjeździe do pracy. Nawet jeśli wymaga to wypicia drugiej lub trzeciej kawy.
Zgadza się z tym Kerr. – Pierwsza godzina pracy determinuje nasz „barometr nastawienia” na resztę dnia, więc z czysto emocjonalnego punktu widzenia uważam ją za najważniejszą część dnia – mówi. – Jeden poranny zgrzyt może zarazić cały zespół i zapewnić mu fatalne nastawienie.
Zorganizuj swój dzień
Pierwsza godzina dnia roboczego jest najlepszym czasem na wyznaczenie priorytetów i skupienie się na tym, co koniecznie musimy skończyć, uważa Kerr. – Zbyt wielu ludzi daje się odciągnąć od ważnych rzeczy już z samego rana, nurkując od razu w e-mailach, podczas gdy mogliby się wówczas zająć o wiele ważniejszymi tematami, wymagającymi pilnego działania – mówi. Zrób listę zadań lub zaktualizuj tę z poprzedniego dnia i postaraj się jej trzymać. Jak dodaje jednak Taylor, jeśli szef ma pilną sprawę, lekka zmiana priorytetów jest w porządku.
Attridge, trener kadry menedżerskiej w organizacji coachingowej Five O’Clock Club, podkreśla, że sporządzając listę zadań, musimy określić, które sprawy powinniśmy zakończyć jeszcze tego samego dnia, a które mogą być sfinalizowane nazajutrz. – Konieczne jest też określenie własnych „godzin szczytu”, czyli pory dnia, w której jesteśmy najbardziej wydajni – mówi Attridge. – To wtedy właśnie powinniśmy zajmować się najważniejszymi zadaniami.
Bądź obecny(a)
Nawet jeśli nie cierpisz poranków, w biurze należy być przytomnym. To szczególnie istotne, jeśli pracujemy na stanowisku menedżerskim. Musimy być na miejscu zarówno w przenośni, jak i dosłownie. I musimy też komunikować się z innymi. – Jedną z rzeczy, które bardzo denerwują pracowników biurowych z którymi rozmawiam, jest gaszenie entuzjazmu przez własnego przełożonego, którego nie stać nawet na uśmiech – mówi Kerr. – Poświęcanie czasu na interakcje z własnym zespołem jest kluczowe, podobnie jak pozornie nieistotne gesty, takie jak kontakt wzrokowy, uśmiech, pytanie o to, jak minęła noc, czy sprawdzanie, czy pracownik nie potrzebuje pomocy. To pomaga w dwojaki sposób: będziemy na bieżąco ze sprawami zespołu, a także będziemy mogli nadawać ton pracy – tłumaczy.
Naradzaj się ze współpracownikami
-5-10 minutowa grupowa pogadanka może bardzo pomóc w efektywnym rozpoczęciu dnia – uważa Kerr. Zrób z tego krótkie spotkanie, bez krzeseł, niech każdy opowie o swoich najważniejszych zadaniach na dzisiaj i podzieli się kluczowymi informacjami, które cały zespół powinien znać, mówi. –Wspólne narady pomagają w skupieniu się, a także w utrzymywaniu relacji wewnątrz zespołu. A publiczne podzielenie się celami do zrealizowania, zwiększa szansę na faktyczne ich wykonanie.
Zorganizuj swoje miejsce pracy
Uporządkowanie biurka i stworzenie schludnego miejsca pracy nastroi nas na resztę dnia, mówi Alexandra Levit, autorka książki „Blind Spots: The 10 Business Myths You Can’t Afford to Believe on Your New Path to Success”.
Porządek pomoże też uniknąć nieporozumień. – Choć najczęściej kontaktujemy się przy pomocy e-maili czy SMS-ów, jeśli nasz szef lub współpracownik zatrzymał się przy naszym biurku z informacją dotyczącą pilnego spotkania rozpoczynającego się za kilka minut, a jego notatka zaginie w stercie papierów zalegających na blacie, zapewniamy sobie gigantyczne kłopoty – mówi Taylor. – W dodatku bałagan utrudnia wielu osobom myślenie, a sprzyja zapominaniu o ważnych sprawach, którymi mieliśmy się zająć. W dodatku kiedy szukamy w stercie papierów jakiejś konkretnej notatki czy dokumentu, jesteśmy z góry skazani na porażkę – dodaje.
Idealnym rozwiązaniem jest wyrzucanie wszystkiego, co jest nam już niepotrzebne na koniec dnia, tak byśmy mogli nazajutrz zacząć od czystego biurka. Jeśli to niemożliwe, zadbajmy przynajmniej o to, by opróżnianie biurka z niepotrzebnych papierów było priorytetem, przed sprawdzaniem poczty czy porannymi pogaduszkami ze współpracownikami.
Przypominaj sobie, dlaczego tak właściwie pracujesz
– To może brzmieć banalnie, ale mimo wszystko polecam przypominanie sobie każdego poranka, jaki jest cel naszej pracy – radzi Kerr. Odwoływanie się do celu jest jednym z potężniejszych sposobów na zmotywowanie do pracy, a poświęcanie każdego ranka krótkiej chwili na przypomnienie sobie, co tak naprawdę liczy się w naszej pracy, a także co – i dla kogo – chcemy tak naprawdę osiągnąć, pomoże nam nabrać energii do pracy i skupić się na najważniejszych aspektach pracy.
Nie daj się swojej skrzynce odbiorczej
To może być trudne dla wielu, ale eksperci są zgodni – nie powinniśmy zaczynać dnia od sprawdzania poczty. A jeśli już nie możemy inaczej, czytajmy i odpowiadajmy tylko na naprawdę ważne e-maile. – Ważne jest przeskanowanie skrzynki pod kątem ważności e-maili – mówi Taylor. – Nie wszystkie wiadomości mają taki sam priorytet. Trzeba nauczyć się oddzielać ziarno od plew i odpowiadać tylko na te e-maile, które są ważne i pilne.
Zgadza się z tym Anita Attridge. – Należy natychmiastowo odpowiadać wyłącznie na pilne wiadomości, tak by kontrolować poranne sprawy – mówi. Na odpisanie na mniej istotne e-maile przyjdzie jeszcze czas w ciągu dnia.
Dlaczego należy odstawić pocztę na bok? – E-mail oraz internet odciągają od pracy i marnują czas zbyt wielu ludzi, szczególnie rano – uważa Kerr. – Gdy już zaczniemy sprawdzać pocztę, jesteśmy jedno kliknięcie od oglądania zabawnego wideo, które ktoś nam przesłał – dodaje. – Dalej jest już z górki: wyniki sportowe, nagłówki z prasy, notowania giełdowe, i tak dalej. Zanim się zorientujemy, spędzimy 20 minut na oglądaniu kota grającego na perkusji lub czegoś w tym rodzaju. A wszystkie nasze plany dotyczące całego dnia możemy spisać na straty. I to zanim jeszcze dzień na dobre się zacznie.
Odsłuchuj pocztę głosową
Większość ludzi po przyjściu do pracy od razu siada do komputera, kompletnie ignorując telefon. – Biurowa sekretarka faktycznie odchodzi do lamusa, a większość ludzi polega o wiele bardziej na osobistych telefonach, smartfonach i e-mailach. Wciąż jednak niektórzy nagrywają się na sekretarkę, a ignorując to możemy przegapić coś naprawdę ważnego – mówi Levit.
Wykonaj ważne połączenia i wyślij pilne e-maile
Jeśli wiesz, że musisz koniecznie się skontaktować z kimś skontaktować, zadzwoń do niego lub wyślij mu e-mail z samego rana. Czekając na południe zwiększasz szansę, że nie otrzymasz odpowiedzi przed wyjściem z biura. – Nie ma nic bardziej frustrującego niż próba zakończenia zadania i oczekiwanie na konieczną w tej sprawie odpowiedź od ludzi, z którymi się minęliśmy – mówi Taylor. – Jeśli wyślemy e-mail z pytaniami w czasie porannego szczytu, na koniec dnia powinniśmy uzyskać odpowiedzi.
Wykorzystaj czysty umysł
– Wielu ludzi uważa, że ich mózgi działają najlepiej rano i to właśnie rano są najbardziej produktywni i kreatywni – mówi Kerr. – Zastanów się, kiedy twój mózg jest najbardziej aktywny i rano przynajmniej zaplanuj, kiedy będziesz wykonywać najbardziej wymagające zadania.
Raz na jakiś czas zamieszaj
Niektórzy ludzie lubią, gdy wszystko jest zaplanowane, ale znaczna część przepada za zmianami. – Tym drugim radzę raz na jakiś czas wprowadzić małe zmiany, choćby poprzez siadanie w innym miejscu (jeśli jest to możliwe), dzięki czemu możemy uzyskać inną perspektywę. Pomoże też przechadzka po biurze i odwiedzanie ludzi z innych działów, i to zarówno z punktu widzenia interakcji społecznej, ale także jako alternatywa dla dzwonienia – mówi Schindler. – To pozornie błahe rzeczy, ale zdecydowanie pomagają one w pozytywnym nastawieniu do pracy. I wpływają pozytywnie na pracę całego biura.
Zaplanuj poranną przerwę
– To świetny moment na oszacowanie, gdzie jesteśmy i odświeżenie umysłu, by utrzymać rytm – uważa Anita Attridge. Lynn Taylor podkreśla też, że jeśli utknęliśmy w rutynie, która nie zawiera powyższych punktów, warto poświęcić chwilę na oderwanie się od pracy i przemyślenie własnych nawyków, a być może także na wprowadzenie zmian, dla dalszego rozwoju kariery.
– Nawyki tworzą się z regularnie powtarzanych aktywności, które stają się rutyną, a ta w końcu wchodzi w krew – dodaje Kerr. Poranek jest idealnym momentem na wytworzenie pewnych kluczowych nawyków, które pomogą nam lepiej się skupić i być bardziej produktywnymi. – Wiem, że moje poranne nawyki są wyjątkowo ważne. Uważam też, że pomaga mi myślenie o rozpoczęciu kolejnego dnia jeszcze poprzedniej nocy – dodaje.
Jak zaznacza jednak Lynn Taylor, nie powinniśmy zbyt mocno przywiązywać się do porannych zwyczajów, a nasze plany nie powinny być zbyt sztywne. – Powinniśmy oczekiwać nieoczekiwanego i dopuszczać pewną elastyczność do naszych planów. Dobrze jest też spojrzeć z szerszej perspektywy na to, jak nasza produktywność będzie prezentować się na koniec dnia - musimy uwzględnić to, że możemy nie być w stanie skończyć wszystkiego, co zaplanowaliśmy na ten dzień. To się zdarza. Będziemy jednak dumni z tego, że potrafimy radzić sobie z nieoczekiwanymi zmianami – kwituje.
Źródło: Jacquelyn Smith, Forbes.com
http://www.forbes.pl/16-rzeczy-ktore-nalezy-robic-przed-rozpoczeciem-pracy,artykuly,161563,1,1.html
